Declarație de confidențialitate privind prelucrarea datelor cu caracter personal colectate în cadrul evenimentelor
BEI (Banca Europeană de Investiții) prelucrează datele cu caracter personal ale persoanelor în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725 privind protecția persoanelor fizice (persoane vizate) în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date.
Este considerată persoană vizată orice persoană invitată la, care participă sau asistă la un eveniment (co-)organizat de BEI, precum și orice persoană care primește informații despre un viitor eveniment (co-)organizat de BEI. Sunt considerate evenimente (co-)organizate de Grupul BEI conferințele, seminariile, atelierele (workshops) și vizitele (de grup) care au loc în și în afara sediilor băncii.
Există două tipuri de prelucrare și colectare a datelor, descrise mai jos. Persoanelor vizate li se solicită acordul pentru unul sau ambele tipuri de prelucrare și colectare.
1. Prelucrarea datelor în scopul înregistrării la un eveniment specific
Prin înregistrarea la un eveniment specific, persoana vizată își dă acordul pentru prelucrarea și colectarea datelor sale cu caracter personal în scopuri profesionale legate de evenimentul respectiv. Aceste date sunt colectate exclusiv de membri autorizați ai personalului BEI și devin parte a listei de corespondență dedicate gestionării și organizării evenimentului respectiv.
Persoanele vizate au dreptul:
- de acces la datele lor și, din motive justificate corespunzător,
- de a solicita modificarea sau ștergerea datelor lor,
- de a-și retrage în orice moment consimțământul privind prelucrarea datelor cu caracter personal,
- de a solicita ca datele lor să fie utilizate în mod restrictiv.
În cazul unui eveniment co-organizat sau co-sponsorizat cu o organizație din afara BEI, datele colectate nu vor fi partajate cu co-organizatorul/co-organizatorii evenimentului.
2. Prelucrarea datelor într-o listă de corespondență pentru invitarea la evenimente viitoare ale BEI
Prin acordarea consimțământului, datele cu caracter personal colectate devin parte a unei liste de contacte (denumită și listă de corespondență), partajată intern între serviciile Grupului BEI în scopul contactării persoanelor vizate în contextul activităților viitoare ale Grupului BEI.
Datelor colectate și prelucrate conform oricăruia dintre tipurile de prelucrare descrise mai sus li se aplică o limită de stocare de 1 an.
3. Prelucrarea datelor dacă evenimentul are loc într-o țară din afara SEE (Spațiul Economic European)
Prin acordarea consimțământului pentru un eveniment specific care are loc într-o țară din afara SEE, datele cu caracter personal colectate pot fi partajate cu autoritățile țării-gazdă sau cu co-organizatorul evenimentului, pentru a facilita și realiza organizarea evenimentului.
Transmisiune web în direct, înregistrare audio și video
În timpul (unei părți a) unui eveniment BEI pot fi realizate și/sau transmise în direct fotografii și/sau materiale audio-vizuale. Fotografiile și materialele video pot fi publicate pe site-ul BEI și pe paginile de social media, precum și pe platformele online ale organizației (partenere). Acestea pot fi reproduse în diverse medii, inclusiv în publicații BEI, rețele sociale și presă, în legătură cu un eveniment specific sau în scopuri culturale și instituționale, precum și pentru activități promoționale ale BEI. Prin participarea la un eveniment (co-)organizat de BEI, persoana vizată este de acord că poate apărea în fotografiile și/sau materialele video publicate, conform celor de mai sus.
Webinariile pot fi înregistrate, iar înregistrarea este păstrată online pe platforma EIB Webex atât timp cât se consideră că servește scopului general de informare și formare pentru publicul larg. Prin înregistrarea și conectarea la un webinar, participantul este de acord și își dă consimțământul pentru următoarele: (a) informațiile (datele) personale ale participanților pot fi auzite, văzute, citite, colectate sau utilizate de BEI în calitate de organizator și de ceilalți participanți; (b) orice comunicare sau informație transmisă în timpul webinarului (voce, mesagerie instantanee care afișează numele celor care intervin, prezentări) este disponibilă audienței și este, de asemenea, înregistrată în scopuri de promovare și informare ale BEI; (c) BEI poate utiliza ulterior informațiile disponibile în cadrul webinarului, precum listele de invitați, jurnalele de prezență, informațiile despre tema webinarului și înregistrarea acestuia. În privința elementelor de la litera (c), cu excepția înregistrării, participanții își pot retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare retragerii.
Date sensibile (restricții alimentare, detalii de pașaport, naționalitate, cazare, detalii de zbor …)
Datele sensibile sunt utilizate exclusiv în scopuri profesionale și doar în măsura relevantă pentru (co-)organizarea și gestionarea unui eveniment. Sunt colectate exclusiv de membri autorizați ai personalului BEI. Persoanele vizate au dreptul: de acces la datele lor; de a solicita modificarea sau ștergerea acestora; de a-și retrage în orice moment consimțământul; și de a solicita ca datele să fie utilizate în mod restrictiv.
Datele sensibile se păstrează pe durata evenimentului și sunt șterse după acesta, în conformitate cu art. 10 din Regulamentul 2018/1725 privind datele sensibile.
Mai multe informații și plângeri
Dacă persoana vizată nu este de acord cu colectarea și prelucrarea datelor sale, sau dorește să depună o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (EDPS), ori să adreseze întrebări Responsabilului cu protecția datelor (DPO) al BEI, poate scrie la [email protected].
Clauză privind sancțiunile (de confirmat de toți participanții)
O „Țară Sancționată" înseamnă o țară sau un teritoriu care este, sau al cărui guvern este, în orice moment, ținta unor sancțiuni cuprinzătoare la nivel de țară/teritoriu ori a unor măsuri restrictive impuse sau administrate de autoritățile competente.
Participantul declară, în nume propriu și în numele angajatorului său, că nu încalcă nicio sancțiune sau măsură restrictivă impusă ori administrată de un organism competent sau de o instituție/agenție oficială (fiecare, o „Sancțiune") și că nici participantul, nici angajatorul nu sunt afectați de un „Eveniment de Sancțiune", adică situația în care:
- (a) participantul, angajatorul său ori orice entitate/persoană care, direct sau indirect, deține, controlează sau coordonează angajatorul, ori în numele căreia acționează angajatorul, încalcă sau devine în situație de încălcare ori ținta unei Sancțiuni; sau
- (b) o țară sau un teritoriu (inclusiv guvernul acestora) în care oricare dintre persoanele de la litera (a) este localizată/rezidentă ori organizată/constituită devine ținta unei Sancțiuni.
Se recunoaște și se convine că angajamentele legate de Sancțiuni sunt solicitate și asumate doar în măsura în care acest lucru este permis conform oricărei norme anti-boicot aplicabile a Uniunii Europene, precum Regulamentul (CE) 2271/96, cu modificările ulterioare.
Privacy statement regarding the processing of personal data collected during events
The EIB processes personal data of individuals under the terms of EU Regulation 2018/1725 on the protection of natural persons (data subjects) with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data.
Considered as data subject is a person invited to, participating in or attending an EIB (co-)organised event as well as a person receiving information about a future (co-)organised EIB event. Considered as an EIB Group (co-)organised event are conferences, seminars, workshops and (group) visits that take place in and outside of the premises of the bank.
There are two types of data processing and collecting, as set out below. Data subjects are asked to agree to either or both types of processing and collecting.
1. The processing of personal data for the purpose of registering for a specific event
By registering for a specific event, the data subject agrees to the processing and collecting of his/her personal data for professional purposes related to a specific event. Such data is collected by authorised EIB staff members only and becomes part of the mailing list dedicated to the management and organisation of the specific event.
Data subjects are entitled to:
- have access to their data, and under duly justified reasons
- may request to modify or erase their data
- withdraw at any time their consent to the processing of their personal data
- ask for their data to be used in a restrictive way
In case of an event which is co-organised or co-sponsored with a non-EIB organisation, the collected data will not be shared with the co-organiser(s) of the jointly organised event.
2. The processing of personal data into a mailing list with the purpose of inviting data subjects to future EIB events
By giving consent, collected personal data becomes part of a list of contact details (also referred to as a mailing list) shared internally amongst EIB Group services for the purpose of contacting data subjects in the context of future EIB Group activities.
A storage limit of 1 year is applied to data that has been collected and processed under either type of data processing and collecting as set out above.
3. The processing of personal data if the event takes place in a non-EEA (non-European Economic Area) country
By giving consent for a specific event that takes place in a non-EEA country, the collected personal data may be shared with the host country authorities or event co-organiser in order to facilitate and realise the organisation of the event.
Live web streaming, audio and visual recording
Photographs and/or audio-visual footage can be taken and/or live-streamed during (part of) an EIB event. Photos and videos can be published on the EIB website and social media pages as well as on the (partner) organisation's online platforms. Photos and videos can be reproduced in various media including EIB publications, social networks and press, in connection with a specific event, or for further cultural and institutional purposes as well as for promotional activities of the EIB. By attending an EIB (co-)organised event, the data subject agrees that he/she may appear in published photos and/or videos as stated above.
Webinars may be recorded and the recording is kept online on the EIB Webex platform as long as considered to serve the overall information and training purpose for the general public. By registering and logging on to a webinar, the participant agrees and provides consent to the following: (a) personal information (data) of participants may be heard, seen, read, collected, or used by EIB as the organiser and other webinar participants; (b) any communication or information transmitted during the webinar, such as voice, life instant messaging displaying names of those intervening, presentations, are available to the webinar audience and are also recorded for EIB further promotion and information purposes; (c) EIB may further use the information available on the webinar such as invitee lists, attendee logs, information on the webinar subject matter and the recording thereof. As regards all elements under (c) except the recording, the participants can withdraw their consent at any time without affecting the lawfulness of processing based on the consent before its withdrawal.
Sensitive data (including dietary restrictions, passport details, nationality, accommodation, flight details …)
Sensitive data is only used for professional purposes and to the extent that is relevant for the (co-)organisation and management of an event. Sensitive data is collected by authorised EIB staff members only. Data subjects are entitled: access to their data; to request to modify or erase their data; to withdraw at any time their consent to the processing of personal data; and to ask for their data to be used in a restrictive way.
Sensitive data is kept for the duration of the event and is deleted after the event as in accordance with Art. 10 Regulation 2018/1725 on sensitive data.
More information and complaints
If the data subject does not agree with the collection and processing of his/her data, or if he/she wishes to lodge a complaint with the European Data Protection Supervisor (EDPS) or wishes to address any doubts to EIB's Data Protection Officer (DPO), he/she can contact [email protected].
Formal sanctions clause (to be confirmed by all participants)
A "Sanctioned Country" shall mean a country or territory that is, or whose government is, at any time, the target of comprehensive country or territory-wide sanction or restrictive measure imposed or administered by the competent authorities.
The participant hereby represents for himself/herself as well as on behalf of his/her employer, that they are not in breach of any sanctions or restrictive measures imposed or administered by a competent body or official institution or agency (each a "Sanction") and that neither the participant nor his/her employer are affected by a "Sanction Event", that is where:
- (a) the participant, its employer or any entity or person which directly or indirectly owns or controls or directs the employer, or which the employer acts on behalf of, breaches, or becomes in breach of or the target of, a Sanction; or
- (b) a country or territory (including their government) in which any of the persons referenced under (a) are located or resident in, or organised or incorporated under, becomes the target of a Sanction.
It is acknowledged and agreed that the Sanction-related undertakings are only sought and given to the extent that to do so is permissible pursuant to any applicable anti-boycott rule of the European Union, such as Regulation (EC) 2271/96 as amended from time to time.
